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No Brasil, é costume usarmos o termo RSVP para o pedido de confirmação de presença dos convidados em uma festa. Por ser uma sigla, há pessoas que não conhecem o significado e sua origem. Então pode fazer biquinho e falar com sotaque: “Respondez sil vous plaît” – leia-se repondê sil vu plê.
A frase em francês significa “responda, por favor”, e é uma forma gentil de pedir a confirmação de participação em um evento. A solicitação do RSVP ativo normalmente é feita 20 dias antes da data, para ajudar na organização e estimativa do número exato de convidados que comparecerão no dia. Tendo ideia de quem vem, evitamos gastos extras ou desperdícios. :)
Tipos de RSVP
Convite de casamento da loja Morgana Costa Convites.
RSVP ativo
Para garantir as confirmações de presença, você ou a pessoa responsável pela organização do evento entra diretamente em contato com os convidados para perguntar de comparecerão no dia da festa. Isso pode ser feito por telefone, mensagem ou email e é a forma mais segura de chegar ao número exato de convidados presentes.
RSVP passivo
Já o RSVP passivo deixa essa tarefa para os próprios convidados, que confirmam sua presença voluntariamente através de algum canal disponibilizado. Pode ser através de um contato de telefone ou e-mail divulgado no convite do evento ou virtualmente por meio de um link para check-in online no site, blog ou e-mail. Nesse caso, é mais difícil de ter certeza do número de presentes no dia da festa, já que muitos convidados podem acabar não respondendo por conta própria.
Uma boa alternativa é utilizar as duas formas de confirmação, primeiro fornecendo meios para o RSVP passivo, atraindo respostas voluntárias e depois, quando chegar mais próximo da data do evento (com aproximadamente 20 dias de antecedência), fazer o RSVP ativo para aqueles convidados que ainda não confirmaram sua presença. Assim, a pessoa responsável pela coleta de confirmações terá menos trabalho, descontando os contatos que já responderam voluntariamente.
Mas como informar, organizar e gerenciar o RSVP?
Papelaria de festa
Na hora de convidar os amigos e familiares para sua festa, casamento, batizado ou chá, será mais fácil contabilizar espaço, comes e bebes se souber a quantidade de pessoas que farão parte da ocasião. Para checar esse número, uma das formas é incluir no convite impresso que será entregue aos convidados, um cartão com RSVP – com telefone ou e-mail – sugerindo a confirmação de presença. A inclusão da informação é fácil e torna o contato com os convidados mais prático. Pra isso, lembre-se de adicionar esses dados ao elaborar a papelaria da festa.
Envio online
Para sugerir lista de presentes, endereço da festa e RSVP, é comum criar um blog do evento, site ou apenas um e-mail específico que torne simples a comunicação com os convidados. Se está nessa fase de planejamento, pense em criar um site e um e-mail para centralizar essas informações, além de pedir a confirmação no convite. Com a chegada das confirmações, monte uma lista para o controle de entrada do evento.
Organizadora de eventos
Para festas de grande porte, que contam com uma organizadora de eventos, o RSVP é uma função que cabe a esta profissional. Confirmações de ligação e e-mails já são compilados pela organizadora e ajudam a precisar cada item da festa. Porém, em festas menores, que nós mesmas coordenamos, fica a nosso cargo esse controle! Mas não se preocupe, com organização, a tarefa é mais fácil que imaginamos, e existem algumas alternativas que tornam o processo muito tranquilo e fluido, como a ferramenta de gerenciador de convidados e RSVP ativo da Wedy, que explicamos abaixo.
Gerenciador de convidados e RSVP automatizado
Existem também maneiras práticas e automatizadas para fazer o gerenciamento de convidados e o pedido de RSVP, o que facilita muito para quem está planejando seu evento sem a ajuda de profissionais, ou também para eventos grandes, uma vez que todas as informações ficam retidas em um mesmo espaço, ajudando na visualização de um panorama geral do evento.
A Wedy é uma plataforma online que ajuda noivos a organizarem e planejarem o seu casamento através de um site. Entre diversas ferramentas, uma delas é o gerenciador de convidados, onde é possível criar a lista de convidados de forma prática e rápida, enviar para os convidados um link mágico por WhatsApp ou e-mail para confirmação de presença e controlar a quantidade e status dos convidados conforme eles vão confirmando sua presença, por meio de um painel de controle na plataforma.
Além do link mágico que os noivos podem mandar aos convidados, com uma mensagem personalizada pedindo que confirmem sua presença através do site, a Wedy também oferece o serviço de RSVP ativo, assumindo a tarefa de enviar a todos os convidados com número de telefone cadastrado na lista uma mensagem de lembrete, um mês antes da data do casamento. Além disso, presta auxílio respondendo dúvidas e repassando qualquer informação necessária aos convidados sobre o casamento. Facilita muito, né? É só vantagem, e os noivos podem ter total controle, com atualização em tempo real na plataforma e recebendo notificações sempre que alguém fizer uma confirmação.
Você costuma pedir a confirmação da presença de convidados em suas festas? Tem outras dicas para RSVP? Aqui nessa lista deixamos uma seleção de convites para inspirar suas escolhas.
