15 Verdades sobre produtividade que eu levei anos para descobrir

Outro dia, enquanto organizava a minha caixa de emails, me deparei com uma pergunta que eu não soube responder de imediato. Eu havia enviado um email para a minha lista de contatos contando sobre o lançamento da 4ª turma do nosso curso online para empreendedoras e uma das leitoras respondeu, comentando que admirava nosso trabalho e me fez a pergunta: “Como eu conseguia dar conta de tantos projetos simultâneos e ser tão produtiva?”.

Sinceramente eu não me acho a pessoa mais produtiva, mas reconheço que aprendi a praticar e a melhorar minha produtividade ao longo dos anos. Sempre me interessei pelo assunto e tenho uma certa tendência meio obsessiva em encontrar a melhor maneira de fazer as coisas, gastando menos tempo e com melhores resultados.

Foi aí que resolvi listar e tentar identificar algumas destas práticas. Eu acredito que produtividade é uma habilidade que pode ser aprendida e aperfeiçoada mas é necessário, antes de sair aplicando mil e uma técnicas, conhecer alguns princípios fundamentais:

1. Produtividade é energia. Invista em aumentar sua energia. De nada adianta conhecer e aplicar mil e uma técnicas de gestão do tempo e organização de tarefas se sua energia está baixa. Invista em você, tenha um tempo para se exercitar, caminhar, se alimentar bem, relaxar. Comece seu dia inspirada e energizada.

2. A clareza de propósito te ajuda a chegar em qualquer lugar. Se você não sabe o porquê você faz o que faz e o que te motiva na sua atividade, é muito difícil enfrentar uma lista de tarefas gigantes ou superar qualquer desafio. Conscientize-se do que te move, encontre um propósito, um sonho, algo a alcançar. Escreva-os em um papel.

3. Multitarefa é um mito. Você não dá conta de fazer tudo ao mesmo tempo, seu cérebro não funciona assim. Esqueça da máxima de que produtiva é a pessoa que dá conta de fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Foque em fazer uma tarefa de cada vez até o fim.

4. Ter uma lista de tarefas realmente ajuda. Essa sim é uma dica simples que todo “guru” de produtividade prega e que funciona. Simples, porque você tira as ideias da sua cabeça e fica mais fácil liberar espaço para outras coisas. Mantenha uma lista de tarefas, escolha as mais importantes para começar seu dia.

5. Menos é mais. Reduzir as distrações pode ser um tormento: seu celular piscando, seus amigos atualizando o Whatsapp, uma centena de emails chegando a todo momento, as vinte abas abertas no navegador – tudo muito importante e urgente…. Será? Será mesmo que tudo isso precisa da sua atenção agora neste exato momento?

6. Tarefa muito grande paralisa. Você até que fez tudo para se organizar e listou suas tarefas, mas algumas delas parecem ser ignoradas constantemente, os dias se passam e ela continua lá intocável – justamente aquela tão importante. Por quê? “Criar uma nova linha de produtos” pode ser uma tarefa importante na sua agenda, mas é uma tarefa muito grande que provavelmente demandará várias semanas. Isso nos paralisa. Quebre tarefas grandes como esta em outras menores. Se pergunte “O que eu posso começar a fazer hoje em menos de 2 horas?”.

7. Automatização é vida. Algumas atividades simplesmente não precisam ser repetidas dia após dia. Pesquisar e usar ferramentas digitais pode salvar MUITO do seu tempo e da sua ENERGIA. Automatização de emails, agendamento de postagens, lembretes automáticos são algumas das maravilhas da web.

8. Feito é melhor que perfeito. Já percebeu quantas coisas nós deixamos de fazer porque achamos que ainda não estão “boas o suficiente” ou “não estamos preparados ainda”? Pois é, às vezes usamos inconscientemente essa desculpa para não terminarmos algo, lançarmos nosso projeto ou finalmente tirar aquela ideia do papel. Fazer e aprender com o erro é sempre melhor que adiar.

9. Frequência é importante. Já ouviu aquela frase “Se você quer muito ser muito bom em alguma coisa, finja bastante, até conseguir”?. Tenha uma rotina criativa, separe um tempo para treinar algo, se aperfeiçoar.

10. Pensar menos, agir mais. Demorei bastante tempo para aprender a tomar decisões com menos informações. Precisamos usar mais nossos instintos.

11. Livre-se de reuniões, sem culpa. Será mesmo que você precisa se reunir com todas estas pessoas? Você pode resolver por email? É possível uma reunião virtual (skype)? A reunião precisa mesmo durar 1hora?

12. Ideias fora da cabeça. “Para ter uma boa ideia, tenha várias” – e eu acrescentaria: … e acostume-se a anotá-las. Tenha um caderninho, anote todas as suas ideias. É impressionante o efeito criativo que esta simples prática pode ter na sua vida.

13. Priorização é a chave. Você chega ao final do seu dia com a sensação de que não fez nem 1 décimo do que deveria ter feito? Tente priorizar tudo. Pegue sua lista de tarefas e comece o dia destacando somente 3 tarefas importantes. Tarefa importante é aquela que trará impactos positivos para sua vida. Comece por elas. Fazer primeiro o que é importante aumenta a motivação e a energia pra fazer qualquer outra coisa.

14. Trabalhe no seu melhor momento. Qual o momento do dia você se sente mais energizado? Faça as tarefas mais importantes ou mais criativas neste momento.

15. Produtividade é treino. Aumentar a produtividade é prática. Liberdade, produtividade não vem automaticamente, ela é alcançada, dia a dia.